Mengelola Gudang

Sambil bekerja, kita belajar, itulah yang saat ini saya lakukan. Bekerja di gudang membutuhkan ketelitian dan ilmu pergudangan yang baik. Tidak perlu mengeluarkan uang untuk belajar tentang mengelola gudang. Oleh sebab itu, anda perlu membaca informasi yang satu ini.

2.1 Definisi
 Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007).

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas terjamin (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

2.2 Manfaat Pergudangan
Manfaat pergudangan adalah untuk :

1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.
2. Tertatanya perbekalan kesehatan.
3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.
4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat dipertanggungjawabkan.
5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
6. Tertib administrasi (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

2.3 Syarat-syarat Gudang
Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan obat yang baik (CPOB), diantaranya:

2.3.1
Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian gudang termasuk di
dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk.

2.3.2
Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, bersuhu
sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.

2.3.3
Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut organik).

2.3.4
Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status ‘karantina’ dan ‘ditolak’.

2.3.5
Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas ruangan
seperti ruang produksi (grey area).

2.3.6
Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First
Expired First Out) (Priyambodo, 2007).

2.4 Bangunan
Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisi penyimpanan yang baik sebagai berikut:

• Kebersihan dan hygiene.
• Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%).
• Suhu harus berada dalam batasan yang diterima (8-250C).
• Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai.
• Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi.
• Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat (United Arab Emirates Ministry    of Health Drug Control Department, 2006).

1.   Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2.   Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan sistem:

• Arah garis lurus.
• Arah huruf U.
• Arah huruf L.

3.    Pengaturan sirkulasi udara.

4.    Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

2.4.2 Pembagian Area Gudang
Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:

1.    Area penyimpanan
Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk yang ditarik dari peredaran.

Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk mencegah pencemaran, campur baur dan pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban) harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:

• Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
• Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
• Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

• Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia.
• Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan kriteria harus tahan terhadap bahan kimia dan goresan, mudah diperbaiki, memerlukan penutupan celah, keras, dan licin bila basah.

• Gudang suhu kamar (≤30oC).
• Gudang ber-AC (≤25oC).
• Gudang dingin (2-8oC).
• Gudang beku (<0oC).

• Gudang bahan baku: gudang bahan padat dan bahan cair.
• Gudang bahan pengemas.
• Gudang bahan beracun.
• Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (Gudang api).
• Gudang bahan yang ditolak.
• Gudang karantina obat jadi.
• Gudang obat jadi (BPOM, 2009).

2.5    Peralatan
Peralatan yang terdapat di area penyimpanan hanya boleh digunakan untuk tujuan tertentu dan untuk kegiatan yang diperbolehkan dengan izin yang dikeluarkan oleh Badan Pengawasan Obat dan Makanan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Semua peralatan harus dikalibrasi dan divalidasi secara berkala termasuk alat pengatur suhu, kelembaban dan timbangan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain:

• Pallet.
• Forklift.
• Rak.
• Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).
• Timbangan.
• Kulkas/lemari pendingin.
• Troli.
• Pest control.
• Pengatur kelembaban.
• Termometer.
• Komputer.
• Generator.
• Lemari.
• Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).
• Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).

2.6 Personil
Semua personil di area penyimpanan harus diberikan pelatihan awal dan berkesinambungan yang berkaitan dengan cara distribusi dan penyimpanan yang baik, peraturan yang berkaitan, dan peraturan keselamatan. Catatan pelatihan harus disimpan untuk diperiksa bila diperlukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
Semua anggota staf harus dilatih dan mempunyai tingkat kebersihan dan sanitasi yang tinggi. Petunjuk yang jelas tentang kebersihan pribadi harus didistribusikan dan diamati. Personil yang bekerja di area penyimpanan harus mengenakan pakaian pelindung atau pakaian kerja sesuai dengan aktivitas yang mereka lakukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:
1. Kepala gudang, mempunyai tugas pokok antara lain:

• Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan peralatan.
• Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.
• Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala sesuatu yang mengancam
• keberadaan gudang beserta isinya.
• Mendukung percepatan pendistribusian material.

• Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan peralatan yang masuk, disimpan dan didistribusikan setiap periode tertentu atau secara berkala.
• Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan pengelolaan material dan peralatan.
• Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan kegiatan manajemen pergudangan.
• Mendukung perencanaan, pengendalian, dan pelaporan dalam rangka percepatan pendistribusian material dan peralatan.

• Mengelola penerimaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
• Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada saat penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
• Mengkoordinasikan proses penerimaan material dan peralatan.
• Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material dan peralatan.

• Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.
• Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan karakteristik material dan peralatan pada tempat yang sesuai.
• Mengamankan material dan peralatan dari ancaman kerusakan dengan cara menyimpan sesuai dengan ketentuan dan tempat yang disediakan.
• Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan agar tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya.

• Mengelola pendistribusian material dan peralatan.
• Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan dan peraturan yang berlaku.
• Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari gudang ke penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
• Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.

• Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas pengelola gudang.
• Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan petugas pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap saat atau setiap periode tertentu.
• Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan.
• Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Klik untuk memperbesar gambar

2.8 Manajemen Pergudangan
Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:

1. Mengatur orang atau petugas (SDM).
2. Mengatur penerimaan barang.
3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang (Priyambodo, 2007).

• Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas /perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.
• Pemakaian ruang seefektif mungkin.
• Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang.
• Fleksibilitas terhadap perubahan.

• Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.
• Mengurangi risiko kecelakaan.
• Memungkinkan pengawasan yang baik.

• Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya.
• Menghindari terjadinya kehilangan barang.
• Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.
• Pengaturan aliran keluar masuknya barang (Priyambodo, 2007).

1. Bahan-bahan. Merupakan bahan kimia seperti bahan berkhasiat, bahan pengencer, dan bahan tambahan yang diperlukan untuk pengolahan bahan setengah jadi atau komponen-komponen dari produk jadi. Termasuk dalam kategori ini dan paling baik bila diperlihatkan secara terpisah ialah
2. Komponen-komponen. Merupakan bagian-bagian atau sub bagian yang diperlukan untuk pembuatan terakhir dari produk jadi (tablet-tablet yang sudah jadi dan menunggu untuk dikemas).
3. Pekerjaan dalam proses. Meliputi bahan-bahan dan komponen-komponen pada waktu sedang dalam proses pembuatan.
4. Barang-barang jadi. Adalah barang-barang yang dapat dijual, sampel, atau barang-barang promosi lain yang diinventarisasikan sambil menunggu pesanan langganan atau dibuat untuk langganan-langganan khusus (Lachman, 2008).

1. Nomor kode dan nama bahan atau produk.
2. Tanggal penerimaan dan pengeluaran atau penyerahan.
3. Jumlah penerimaan atau penyerahan dan sisa persediaan.
4. Nomor bets/lot.
5. Nama pemasok.
6. Tanggal kadaluarsa.
7. Status bahan (karantina, diluluskan atau ditolak) (BPOM, 2009).

1. Buku Induk.
2. Kartu Stok.
3. Buku Harian Penerimaan Barang.
4. Buku Harian Pengeluaran Barang.
5. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM).
6. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

• Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

• Penempatan sesuai dengan denah.
• Aman dari pencurian.
• Aman dari gangguan fisik.
• Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
• Aman dari kebakaran.
• Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

b.    Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut:

1. Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi petugas terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan, dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3. Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

1. Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.
2. Pisahkan material dan peralatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3. Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang akan dihapuskan.
4. Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5. Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material dan peralatan yang akan dihapuskan.
6. Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
7. Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).